Os pregões vigentes no âmbito da UFPR podem ser consultados no site da Coordenadoria de Licitações e Contratações, da Pró Reitoria de Orçamento e Administração da UFPR (CLIC/PROAD).
Todos os documentos externos e digitalizados anexados ao processo deverão ser autenticados digitalmente por quem os incluiu. Os documentos originários incluídos no SEI deverão ser assinados digitalmente.
ATENÇÃO: Não é possível incluir no mesmo processo, itens de fornecedores diferentes. Caso você tenha demanda de compra de dois ou mais itens, mesmo que seja proveniente do mesmo pregão vigente, mas fornecidos por empresas distintas, você deverá abrir processos individuais.
Em um único processo, é possível solicitar a compra de mais de um item somente se os itens forem provenientes do mesmo pregão e forem fornecidos pela mesma empresa.
Abertura do processo
- Abrir processo SEI do tipo: Orçamento e Finanças: Pagamento a Pessoa Jurídica;
- Especificação: Número e ano do pregão (conforme informado no site de pregões vigentes da PROAD) – Por exemplo: Pregão 90.021/2024-SRP;
- Incluir documento modelo SEI “Licitação: Autorização para Empenho” e preencher as informações em conformidade com os itens aos quais se deseja adquirir. A chefia deverá assinar o documento.
- Enviar o processo para UFPR/R/PROAD/CLIC/UPCL para verificação de saldo no pregão e autorização para empenhamento;
- Após retorno do processo pela UPCL, incluir Ofício endereçado à Direção de setor contendo o número do pregão, o item que pretende ser adquirido, quantidade, valor e dados do fornecedor (no mesmo formato em que consta o item na planilha de pregões vigentes no site da CLIC) solicitando autorização da Direção do Setor para a compra e indicando qual será a fonte de recursos que estará custeando a compra (recurso do departamento, recurso do setor ou outra fonte). A chefia deverá assinar o documento.
- Em caso de aquisição de Material Permanente, incluir o Formulário SEI “ORÇ. FIN: Termo de Indicação de Responsabilidade”, preencher com as informações do item e coletar assinatura do responsável pelo bem;
- Em caso de aquisição de Software, seguir orientações do Memorando Circular 03/2020 (processo SEI 23075.009212/2020-36);
- Enviar o processo para UFPR/R/ET para que a Direção aprove a solicitação.
- Em seguida a própria Direção, caso aprove a compra, remeterá o processo à UFPR/R/ET/UCEO para os trâmites cabíveis.
Empenho e pagamento
- Após o registro do empenho, a UCEO enviará por e-mail ao fornecedor os documentos relacionados ao processo de compra, formalizando assim a notificação ao fornecedor para que ele providencie o envio do material ou prestação de serviço especificado na Autorização de Empenho. O departamento demandante será copiado neste e-mail, porém apenar em caráter informativo para que o departamento possa estar atualizado em relação a qual etapa se encontra o processo de aquisição.
- Após a comunicação por e-mail, cabe ao departamento solicitante entrar em contato com o fornecedor para combinar os trâmites relacionados à entrega dos materiais, agendamento de dia/horário, etc.;
- No ato do recebimento, verificar se os materiais entregues estão em perfeito estado e respeitando as quantidades estabelecidas na Autorização de Empenho e conferem com a nota fiscal. Em caso de divergência, não receber o material e informar o fornecedor.
Após o recebimento do material, enviar para o e-mail da UCEO os seguintes itens:
- Nota Fiscal: Deverá estar legível, sem rasuras, em formato PDF. Nela devem constar a especificação do produto, quantidade, valores, dados bancários (ver orientação abaixo) e retenções dos impostos federais (caso não seja optante do Simples Nacional – ver orientação abaixo). O valor da Nota Fiscal deverá ser exatamente igual ao valor do empenho (exceto se o empenho for do tipo estimativo). Nem mesmo diferença de R$ 0,01 é admitida;
- Dados bancários para pagamento: devem constar na Nota Fiscal ou em documento timbrado e assinado pelo fornecedor. Não informar via despacho. A Universidade não faz pagamentos por boletos ou duplicatas;
- Retenções dos Impostos Federais: Apenas no caso do fornecedor não ser optante do Simples Nacional, devem constar na Nota Fiscal ou em Carta de Correção, as retenções dos Impostos Federais, informando necessariamente o imposto, a alíquota e o valor retido. Exemplo: IRPJ (1,20%) R$ 5,75, CSLL (1%) R$ 2,01, PIS (0,65%) R$ 3,70, COFINS (3%) R$ 10,50. Devem constar as informações relativas aos 4 impostos federais (IR, CSLL, PIS e COFINS). Eventuais isenções devem ser informadas e fundamentadas;
- Anexo IV da Instrução Normativa 1234/2012 da Receita Federal: somente no caso de fornecedores optantes do Simples Nacional. Este documento é emitido pelo Fornecedor, em data igual ou posterior à emissão da Nota Fiscal, devendo estar assinado e nominal à Universidade Federal do Paraná. No caso do fornecedor ser entidade sem fins lucrativos, este documento é substituído pelo Anexo III da IN 1.234 da Receita Federal;
- Na sequência, a UCEO elaborará no processo, o Atesto de Documentos Fiscais, e colocará em bloco de assinatura para ser assinado pelo departamento que recebeu os bens, materiais ou serviços. A UCEO enviará um e-mail comunicando o departamento quando este documento estiver pronto e disponível para ser assinado no bloco de assinatura no SEI;
- Na sequência a UCEO remeterá o processo para a UFPR/R/ET/UAL em caso de aquisição de materiais de uso e consumo, ou então remeterá o processo para a UFPR/R/SULOG/COGES/UPAT/SCBM em caso de aquisição de material Permanente;
- No caso de aquisições de Materiais de Uso e Consumo, a UFPR/R/ET/UAL incluirá no processo o Relatório de Movimentação de Estoque emitido pelo Almoxarifado Setorial e devolverá o processo à UCEO para os trâmites cabíveis;
- No caso de aquisições de bens de Material Permanente, a UFPR/R/SULOG/COGES/UPAT/SCBM incluirá no processo o Termo de Responsabilidade além de relatório do SIAFI certificando a incorporação patrimonial do bem adquirido. Neste caso (aquisição de material Permanente), a UCEO enviará por e-mail ao departamento demandante o TERMO DE RESPONSABILIDADE para que ele seja impresso e assinado pela pessoa que ficará responsável por aquele bem adquirido. Este documento após assinado, deverá ser digitalizado e enviado por e-mail à UCEO;
- Ao receber o processo, a UCEO fará a consulta das certidões de regularidade do fornecedor. Caso haja alguma certidão fora da validade, e não seja possível a atualização da mesma em sítio eletrônico, o processo será devolvido ao solicitante para que entre em contato com o fornecedor e providencie a atualização das certidões que não estejam em conformidade;
- No caso de falta de algum dos documentos listados ou constatada necessidade de correção, a UCEO devolverá o processo ao demandante para regularização.
Ao tramitar o processo para a UCEO, o mesmo deve estar concluído em outras unidades (desmarcar a opção “manter processo aberto na unidade atual”).
Todos os documentos do processo devem ser assinados ou autenticados.