Antes de iniciar a aquisição por esta modalidade, verifique se há pregões vigentes (site da CLIC/PROAD) e disponibilidade em estoque no Almoxarifado Setorial para os itens solicitados.
Todos os documentos externos e digitalizados anexados ao processo deverão ser autenticados digitalmente por quem os incluiu. Os documentos originários do SEI deverão ser assinados digitalmente pelo demandante.
A instrução processual das contratações diretas é determinada no artigo 13 da Instrução Normativa CLIC/PROAD/UFPR 001/2025.
Abertura do processo
- Abrir processo SEI do tipo: Contratação Direta;
- Na especificação informar que se trata de Dispensa e o valor estimado da contratação;
- Incluir os seguintes documentos:
Formulários SEI
- UACD: Documento de Formalização da Demanda (DFD);
- UACD: ETP Pesquisa e Desenvolvimento;
- UACD: TR Aquisições;
- ORÇ. FIN: Mapa de Pesquisa de Preços
- Somente para o caso de aquisição de materiais químicos controlados, é necessária autorização da Unidade de Suprimentos da Superintendência de Logística (USUP/SULOG). Neste caso, despachar o processo para a caixa SEI UFPR/R/SULOG/COGES/USUP. Após a autorização, o processo poderá prosseguir. As relações de produtos controlados e informações relacionadas podem ser consultadas no site da SULOG;
- Somente para o caso de aquisição de materiais de TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação), é necessária autorização da Agência de Tecnologia da Informação e Comunicação da UFPR (PROPLAD/AGTIC). Neste caso, despachar o processo para a caixa SEI UFPR/R/PROPLAD/AGTIC. Após a autorização, o processo poderá prosseguir;
- Para aquisições de valor estimado acima de R$ 62.725,59, é necessário o encaminhamento para emissão de Parecer pela Procuradoria Federal na UFPR, autorizando a aquisição. Este encaminhamento deve ser feito pela Direção do Setor.
- Encaminhar processo para UFPR/R/PROAD/CPCO solicitando Declaração de Informação sobre disponibilidade orçamentária;
Em caso de dúvidas relacionadas ao preenchimento dos formulários, orientamos entrar em contato com a Unidade de Apoio às Contratações Diretas (PROAD/CLIC/UACD), através do e-mail/Teams uacd@ufpr.br
Documentos externos
- Ao menos 1 (um) Orçamento ou Referência de Preços: pode ser obtido diretamente com um fornecedor ou obtido via pesquisa na internet (recomenda-se neste caso a pesquisa no Catálogo de Produtos do Governo Federal);
- No caso de orçamento(s) obtido(s) diretamente com fornecedor(es), deve-se anexar ao processo cópia do(s) e-mail(s) de solicitação do orçamento;
- Para solicitações de compras de valor estimado acima de R$ 10.000,00 (dez mil reais), deve-se anexar o cadastro da demanda no Plano Anual de Contratações, no sistema PGC/Comprasnet.
Após a inclusão de todos os documentos, o processo deve ser encaminhado à UCEO.
Tramitação
- Após a verificação inicial dos documentos pela UCEO providenciará a Aprovação do ETP e TR;
- Na sequência, o processo será devolvido ao solicitante para a inclusão do formulário SEI “UACD: Declaração Consolidada (Aquisições)”.
- Após a inclusão da Declaração Consolidada, o processo será remetido para análise da Unidade de Apoio às Contratações Diretas (PROAD/CLIC/UACD). Nesta etapa, podem ser requeridas correções pela UACD;
- Após a análise, a solicitação seguirá para os procedimento relacionados à Dispensa Eletrônica.
- Caso a Dispensa Eletrônica ocorra com sucesso, o processo será devolvido ao demandante para análise da proposta vencedora. Este deve indicar se o item atende ou não à necessidade que gerou a demanda. Caso positivo, o processo seguirá para homologação da Dispensa Eletrônica e, posteriormente, à fase do empenho.
- Caso a Dispensa Eletrônica reste deserta (sem nenhuma proposta apresentada) ou fracassada (quando as propostas habilitadas não atendem à demanda do solicitante), após homologação pela PROAD, o processo retornará ao solicitante para que sejam incluídos 3 orçamentos (e seus respectivos e-mails de solicitação) e a aquisição seguirá com o fornecedor de menor preço.
- Antes do empenho, serão verificadas as certidões de habilitação fiscal do fornecedor, bem como se há inscrição no Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal (CADIN). Caso sejam constatadas pendências, a demanda não poderá ser empenhada até que haja a devida regularização.
Empenho e pagamento
- Após o registro do empenho, a UCEO enviará por e-mail ao fornecedor os documentos relacionados ao processo de compra, formalizando assim a notificação ao fornecedor para que ele providencie o envio do material especificado na Autorização de Empenho. O departamento demandante será copiado neste e-mail, porém apenar em caráter informativo para que o departamento possa estar atualizado em relação a qual etapa se encontra o processo de aquisição.
- Após a comunicação por e-mail, cabe ao departamento solicitante entrar em contato com o fornecedor para combinar os trâmites relacionados à entrega dos materiais, agendamento de dia/horário, etc.;
- No ato do recebimento, verificar se os materiais entregues estão em perfeito estado e respeitando as quantidades estabelecidas na Autorização de Empenho e conferem com a nota fiscal. Em caso de divergência, não receber o material e informar o fornecedor.
Após o recebimento do material, enviar para o e-mail da UCEO os seguintes itens:
- Nota Fiscal: Deverá estar legível, sem rasuras, em formato PDF. Nela devem constar a especificação do produto, quantidade, valores, dados bancários (ver orientação abaixo) e retenções dos impostos federais (caso não seja optante do Simples Nacional – ver orientação abaixo). O valor da Nota Fiscal deverá ser exatamente igual ao valor do empenho (exceto se o empenho for do tipo estimativo). Nem mesmo diferença de R$ 0,01 é admitida;
- Dados bancários para pagamento: devem constar na Nota Fiscal ou em documento timbrado e assinado pelo fornecedor. Não informar via despacho. A Universidade não faz pagamentos por boletos ou duplicatas;
- Retenções dos Impostos Federais: Apenas no caso do fornecedor não ser optante do Simples Nacional, devem constar na Nota Fiscal ou em Carta de Correção, as retenções dos Impostos Federais, informando necessariamente o imposto, a alíquota e o valor retido. Exemplo: IRPJ (1,20%) R$ 5,75, CSLL (1%) R$ 2,01, PIS (0,65%) R$ 3,70, COFINS (3%) R$ 10,50. Devem constar as informações relativas aos 4 impostos federais (IR, CSLL, PIS e COFINS). Eventuais isenções devem ser informadas e fundamentadas;
- Anexo IV da Instrução Normativa 1234/2012 da Receita Federal: somente no caso de fornecedores optantes do Simples Nacional. Este documento é emitido pelo Fornecedor, em data igual ou posterior à emissão da Nota Fiscal, devendo estar assinado e nominal à Universidade Federal do Paraná. No caso do fornecedor ser entidade sem fins lucrativos, este documento é substituído pelo Anexo III da IN 1.234 da Receita Federal;
- Na sequência, a UCEO elaborará no processo, o Atesto de Documentos Fiscais, e colocará em bloco de assinatura para ser assinado pelo departamento que recebeu os bens, materiais ou serviços. A UCEO enviará um e-mail comunicando o departamento quando este documento estiver pronto e disponível para ser assinado no bloco de assinatura no SEI;
- Na sequência a UCEO remeterá o processo para a UFPR/R/ET/UAL;
- A UFPR/R/ET/UAL incluirá no processo o Relatório de Movimentação de Estoque emitido pelo Almoxarifado Setorial e devolverá o processo à UCEO para os trâmites cabíveis;
Ao tramitar o processo para a UCEO o mesmo deve estar concluído em outras unidades (desmarcar a opção “manter processo aberto na unidade atual”).
Todos os documentos do processo devem ser assinados ou autenticados.